Digitizarea unui document reprezinta procesul de transpunere a documentului din suport hartie in suport digital (de exemplu, *.pdf, *.xml, *.docx etc.).

In vederea digitizarii, documentele din suport hartie sunt verificate si pregatite, eliminandu-se agrafele, boldurile sau alte atasamente ce ar putea impiedica derularea corecta a procesului de scanare. Pregatirea documentelor are in vedere si destinatia liniei de scanare prin faptul ca documentele in conditie buna sunt destinate liniilor automate ADF (Automatic Document Feeder), iar cele cu o conditie mai precara sunt destinate liniilor semiautomate ce folosesc scannere de tip Flatbled.

Pentru digitizarea documentelor avem in dotare mai multe linii de scanare, automate si semiautomate ce folosesc echipamente performante de ultima generatie, cu viteza de procesare mare si instrumente moderne de detectie si corectie a erorilor ce pot aparea in procesul de scanare. In acest sens, liniile de scanare dispun de urmatoarele resurse hardware si software:

• Capacitate de scanare de cel putin 50.000 pagini A4/zi;
• Scannere performante cu format inclusiv A3;
• Alimentator ADF cu o capacitate de 500 de foi;
• Scanare fata-verso cu o viteza maxima de 180 ppm (pagini pe minut);
• Calitate de scanare superioara, de 600 sau 1200 dpi (dots per inch);
• Mecanism de alimentare cu sistem de avans cu intarziere, care ii permite scanner-ului sa accepte o gama mai larga de grosimi ale hartiei si ofera o mai sigura alimentare cu hartie;
• Software performant cu functii de recunoastere OCR (Optical character recognition), recunoastere coduri de bare, detectare automata separatori, corectii calitate si orientare pagini;
• Tehnologie avansata ce permite generarea simultana de imagini prin intermediul celor doua moduri diferite de scanare, o imagine fiind scanata pentru arhivare, iar cealalta putand fi directionata catre aplicatia OCR;
• Detectarea alimentarii duble prin tehnologie ultrasonica precum si a documentelor capsate;
• Functie de eliminare a paginilor albe;
• Functie anti-blur.

Pentru extragerea continutului documentelor si a metadatelor folosim o aplicatie specializata care extrage aceste informatii. In plus, avem o echipa de peste 20 de operatori care verifica si valideaza informatiile extrase. In cazul in care informatiile nu pot fi extrase automat, acesti operatori le pot extrage in mod manual.

Ulterior, continutul documentelor digitale rezultate in urma scanarii este verificat si corectat de o echipa diferita de cea alocata digitizarii. Astfel, fiecare document trece prin verificarea a cel putin 2 operatori. In plus, realizam si o a 3-a verificare documentelor care se efectueaza prin sondaj.

Un astfel de document digital obtinut devine similar unui document digital nativ si poate fi arhivat prin fluxul de arhivare electronica standard pastrandu-si astfel valoarea justificativa din punct de vedere legal.

Ulterior, aceste documente pot fi regasite usor in arhiva electronica printr-o aplicatie online cu acces pe baza de nume de utilizator si parola care permite cautarea, regasirea si vizualizarea rapida a documentelor.

In cazul in care nu se doreste arhivarea electronica, oferim beneficiarilor servicii de gazduire a documentelor pe serverele noastre timp de un an. Stocarea documentelor se realizeaza pe sisteme redundante folosind baze de date securizate pentru care sunt implementate programe de back-up periodic.

Unul dintre atuurile noastre importante in aceasta activitate este experienta. Astfel, oferim servicii de digitizare a documentelor inca din anul 1996 pentru institutii publice si private atat din tara cat si din strainatate, iar pana la momentul actual am digitizat un numar de peste 10 milioane de pagini.

In cazul in care aveti nevoie de mai multe detalii cu privire la digitizarea documentelor sau doriti sa apelati la serviciile noastre va rugam sa ne contactati.