Companiile au posibilitatea de a alege intre emiterea facturilor in format hartie sau sub forma de factura electronica. Nu trebuie confundata insa factura emisa intr-un format digital (de exemplu *.pdf, *.xml), dar care nu contine semnatura electronica si care nu are nicio valoare din punct de vedere al legislatiei romanesti, cu factura electronica.

Pentru a putea fi considerata factura electronica in sensul legislatiei romanesti, trebuie ca factura sa fie emisa in format digital (de ex. *.pdf, *.xml, *.docx etc.) si sa fie semnata electronic prin aplicarea semnaturii electronice in conditiile Legii 455/2001 privind semnatura electronica. Odata cu intrarea in vigoare la 1 ianuarie 2014 a Legii 148/2012 privind inregistrarea operatiunilor comerciale prin mijloace electronice, se vor introduce doua noi conditii pentru emiterea facturilor electronice, si anume: obligativitatea ca facturile sa fie marcate temporal in conditiile Legii 451/2004 privind marcarea temporala si sa fie arhivate electronic in conditiile Legii 135/2007 privind arhivarea electronica.

Factura electronica transmisa in conditiile de mai sus este singura care are valoare de document justificativ in sensul Legii contabilitatii nr. 82/1991, iar avantajele folosirii ei sunt numeroase si includ:

• Diminuarea costurilor privind emiterea/ transmiterea/ arhivarea facturilor
• Reducerea timpului de trimitere/ receptionare a facturilor
• Cresterea procentului facturilor efectiv livrate la destinatar
• Reducerea timpului de identificare/ accesare a facturilor
• Reducerea spatiului de stocare
• Grad inalt de siguranta privind autenticitatea sursei si integritatea continutului
• “Environmental friendly”

Diminuarea costurilor privind emiterea/ transmiterea/ arhivarea facturilor

In conditiile economiei mondiale in care se pune accent din ce in ce mai mult pe reducerea costurilor, facturarea  electronica devine o solutie excelenta pentru atingerea acestui obiectiv. Din punct de vedere al reducerii cheltuielilor, avantajele facturarii electronice sunt deosebite si pot consta in reducerea acestora de la un cost total de cativa euro pentru emiterea, transmiterea si arhivarea unei facturi in format hartie, la un cost de cateva zeci de centi pentru o factura electronica. Reducerea costurilor este si mai pronuntata daca respectiva companie alege sa emita facturile printr-un furnizor specializat, intrucat nu este nevoita sa faca investitiile initiale si nici pe cele recurente.

Reducerea timpului de trimitere/ receptionare a facturilor

Un alt avantaj al facturarii electronice consta in reducerea semnificativa a timpului de transfer al facturii de la emitent la client. Factura emisa in forma electronica poate fi trimisa prin orice fel de mijloc electronic, spre exemplu prin e-mail, sau poate fi printata si trimisa clientilor in format hartie. Este evident faptul ca daca se alege trimiterea electronica a facturilor acestea vor ajunge la destinatar in cateva minute, indiferent de localizarea lui geografica. Mai mult, este posibil sa se foloseasca aceasta modalitate de emitere si transmitere a facturilor chiar si pentru clienti din alte state. In final, prin reducerea timpului de trimitere/ receptionare a facturilor se poate ajunge la scurtarea timpului alocat ciclului facturare-incasare.

Cresterea procentului facturilor efectiv livrate la destinatar

Una dintre problemele intalnite de catre companii este faptul ca facturile trimise in format hartie nu ajung la destinatie. Aceasta problema este depasita cu usurinta prin facturarea electronica si transmiterea facturilor prin mijloace electronice. Acest lucru poate duce in final la cresterea ratei de incasare a facturilor emise.

Reducerea timpului de identificare/ accesare a facturilor in arhiva electronica

Odata cu aparitia Legii 135/2007 si a normelor de aplicare a acesteia, companiile pot renunta la arhivarea documentelor contabile in format hartie si pot opta pentru arhivarea electronica. Daca se alege cea de-a doua metoda, facturile sunt arhivate intr-o baza de date putand fi accesate printr-o interfata grafica. Indiferent daca se opteaza pentru arhivarea interna a facturilor electronice sau daca se alege arhivarea lor de catre furnizori specializati, companiile au dreptul legal de a accesa on-line documentele contabile si de stabili daca si cine poate le poate accesa. Prin aceasta modalitate se reduce la cateva secunde timpul de identificare si accesare a facturilor, comparativ cu situatia in care acestea sunt arhivate in format hartie in care aceleasi operatiuni pot dura chiar si cateva zile.

Reducerea spatiului de stocare

Prin arhivarea electronica se elimina necesitatea spatiilor generoase pentru stocarea facturilor, care in cazul companiilor ce emit un numar mare de facturi poate insemna o adevarata problema. Pentru arhivarea electronica a facturilor, este nevoie de un spatiu restrans unde sa fie plasata fizic arhiva, sau in cazul in care se opteaza la serviciile unui furnizor specializat, se poate ajunge la eliminarea totala a acestui spatiu. In final, acest lucru duce la economii financiare.

Grad inalt de siguranta privind autenticitatea sursei si integritatea continutului

Din punct de vedere al sigurantei autenticitatii si integritatii, facturile electronice au un avantaj major fata de cele in format hartie. Prin procesul de semnare electronica, facturile electronice capata o amprenta unica prin care se garanteaza ca documentul este emis de catre furnizorul respectiv si ca nu i-a fost alterat continutul. Acest lucru este vizibil pentru beneficiar, iar in cazul in care s-a modificat continutul facturii dupa emiterea ei, beneficiarul este avertizat prin invalidarea semnaturii electronice. In conditiile in care, conform Codului Fiscal al Romaniei, semnarea si stampilarea facturilor in format hartie nu este obligatorie, emiterea facturilor electronice devine astfel mult mai sigura. Dar chiar si daca facturile in format hartie sunt semnate si stampilate, acestea pot fi falsificate, lucru care este imposibil pentru facturile electronice.

“Environmental friendly”

Protejarea mediului inconjurator devine pe zi ce trece o necesitate din ce in ce mai importanta. Prin facturarea electronica, transmiterea si arhivarea facturilor in forma electronica se renunta la folosirea hartiei in cazul companiilor, scaderea consumului de hartie ajutand la reducerea defrisarilor si in lupta contra incalzirii globale.