In intelesul Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica, o arhiva electronica reprezinta o colectie de documente electronice arhivate folosind un sistem electronic de arhivare care colecteaza, stocheaza, organizeaza si catalogheaza documentele in forma electronica in scopul conservarii, consultarii si redarii acestora.

Prin arhivare electronica, documentele isi pastreaza valoarea justificativa din punct de vedere legal fara a mai fi necesara tiparirea si pastrarea pe suport hartie.

Serviciul de arhivare electronica a documentelor este implementat astfel incat sa poata inlocui din punct de vedere legal arhiva clasica, dar in acelasi timp sa ofere beneficiile majore specifice precum:

• reducerea semnificativa a costurilor de arhivare si stocare
• securizarea documentelor arhivate
• reducerea spatiului de stocare
• reducerea timpului de identificare/ accesare a documentelor arhivate

Din punct de vedere functional, aplicatia software de arhivare electronica preia documentele semnate deja electronic, ataseaza pentru fiecare o fisa in forma electronica cu informatiile specificate in Legea 135/2007 (proprietarul documentului, emitentul documentului, data emiterii, data arhivarii etc.), le re-semneaza electronic si le plaseaza in arhiva electronica.

Documentele arhivate electronic pot fi regasite usor printr-o aplicatie online cu acces pe baza de nume de utilizator si parola care permite cautarea, regasirea si vizualizarea rapida a documentelor.

Serviciul de arhivare electronica pe care il oferim clientilor nostri este autorizat in conformitate cu prevederile Legii nr. 135/2007 si ale Ordinului 493/2009 privind normele tehnice si metodologice pentru aplicarea Legii nr. 135/2007. De asemenea, arhiva electronica este pastrata intr-un centru de date autorizat in conformitate cu prevederile Ordinului 489/2009 privind privind normele metodologice de autorizare a centrelor de date. Prin urmare, asiguram conditii de securitate a informatiilor care minimizeaza riscurile de compromitere si acces neautorizat la datele gestionate cu ajutorul arhivei electronice dupa cum urmeaza:

• Personal de administrare a arhivei electronice specilizat in domeniul arhivistic, al securitatii informatiilor si al administratii bazelor de date;
• Arhiva electronica pastrata pe servere redundante care sunt plasate in locatii geografice diferite la mare distanta intre ele;
• Spatii de stocare a echipamentelor IT critice (de ex. servere) ce asigura controale de protectie impotriva incidentelor de mediu (de ex. instalatii de climatizare, sisteme de prevenire si stingere a incendiilor, utilizarea materialelor ignifuge etc.);
• Masuri de protectie impotriva accesului fizic neautorizat la sisteme si la datele gestionate de catre acestea (de ex. camere de luat vederi, paza permanenta, acces controlat la echipamente pe niveluri de acces etc.);
• Masuri de protectie impotriva accesului logic neautorizat la sisteme si la datele gestionate de catre acestea (de ex. sisteme de detectie a intruziunilor, firewalluri, acces la date pe baza de autentificare etc.)

Incepand cu data de 1 ianuarie 2014, Legea 148/2012 privind inregistrarea operatiunilor comerciale prin mijloace electronice prevede obligativitatea ca facturile electronice emise sa fie arhivate electronic in conditiile Legii 135/2007 privind arhivarea electronica a documentelor.